À cette ère du numérique, les nouvelles technologies sont légion et elles apportent de réelles utilités. Les développeurs créent différentes applications pour faciliter le quotidien des particuliers et des entreprises. Dans les cadres professionnels, les logiciels de gestion de documents notamment sont d’une grande utilité.

Si différentes applications proposent ces fonctionnalités, elles n’offrent pas la même expérience. Il faut bien choisir son logiciel de gestion de documents pour en tirer des bénéfices considérables. Découvrez le meilleur logiciel de gestion de documents !

Fonctionnalités des logiciels de gestion de documents

La majorité des logiciels professionnels sont conçus de manière à pouvoir servir sur les PC et sur les MAC. Si votre machine a un dysfonctionnement, vous pouvez penser à réparer votre mac plutôt que de tout de suite penser à un nouvel achat. À la base, la création d’un logiciel de gestion de documents vise trois principaux objectifs : collecter, classer les données en entreprise et les restituer au moment opportun.

Le gestionnaire électronique de documents permet de centraliser toutes les informations qui concernent la société en un seul endroit sur internet. L’organisation et le stockage des documents peuvent se faire dans des dossiers personnalisés grâce à ce logiciel. Il facilite grandement l’archivage des données. La mise à disposition des données archivées en ligne est plus facile avec ces solutions qui intègrent de nombreuses fonctionnalités. Celles de base sont notamment :

• la numérisation des documents ;
• le classement et la modification des fichiers ;
• l’archivage électronique des informations ;
• le contrôle d’accès aux fichiers.

Il y a bien d’autres fonctionnalités qu’un logiciel de gestion de documents peut intégrer. Elles permettent généralement de faire une meilleure expérience. Quoi qu’il en soit, il faut bien choisir son logiciel.

Principaux critères pour choisir

Vous devriez adopter un logiciel de gestion de documents électroniques sur mesure offrant des performances optimales. Pour le trouver, il est essentiel de connaître les principaux critères qui aident à choisir le meilleur produit. En dehors de la présence des fonctionnalités de base, il faut vérifier que l’outil correspond au mieux à son domaine d’activité, au volume de données à traiter et aux autres besoins cruciaux.

Ensuite, il faut contrôler le niveau de sécurité du logiciel et sa compatibilité avec d’autres dispositifs. Il est recommandé d’opter pour un logiciel GED souple et compatible avec d’autres systèmes de messagerie électronique. Assurez-vous que l’outil à choisir soit facile d’utilisation et qu’il dispose d’un service d’accompagnement réactif. Le prix de l’outil est aussi un critère à prendre en compte. Enfin, vérifiez qu’il n’y a pas de couts supplémentaires.

Le logiciel de gestion de documents sur mesure

Parmi les logiciels fiables, on retrouve la solution ZeenDoc. Il s’agit d’un outil français unique. Cette solution SAAS se démarque des autres par ses fonctionnalités. Entre autres, il s’agit de l’archivage, du bulletin de salaire, des factures numériques, de la signature digitale et de la note de frais. Modulable, 100 % cloud et évolutif, il peut servir dans différentes entreprises ou collectivités.

Le choix de ce logiciel de gestion électronique permet de gagner du temps et d’améliorer son niveau de productivité collectif. La diffusion et le partage des données avec ses collaborateurs sont faciles. Par ailleurs, cet outil est très sécurisé. Il n’y a aucune inquiétude en cas de perte de son ordinateur.

Article sponsorisé