Besoin de créer une base de données salariés ? D’organiser votre catalogue de produits ? Ou encore de gérer vos factures pour chacun de vos clients ? Pas de problème, FileMaker Pro 13 s’engage à assurer toutes ces tâches et bien plus encore. Présenté par son éditeur comme la solution indispensable pour « améliorer son flux de travail, faire des économies, et accroître son efficacité globale », FileMaker Pro 13 répond, selon son descriptif, aux besoins de toutes les entreprises. Pour en avoir le cœur net, nous avons testé le logiciel FileMaker Pro 13 sur Mac. Et pour une fois nous n’avons pas été déçus du résultat.

Un démarrage tout en douceur

La première chose que vous devez savoir avant de tester à votre tour le logiciel FileMaker Pro sur votre ordinateur, c’est qu’il prend beaucoup de place. En effet, comme il est précisé juste avant l’installation, FileMaker Pro occupe 782.7 Mo d’espace disque, il faut donc faire le ménage avant de l’installer et surtout être patient lors de son téléchargement, qui prend 15 à 20 minutes. Oui c’est long, mais au moins vous avez le temps de boire un, voire deux cafés, tout en jouant à 2048.

FileMaker Pro, le logiciel aussi lourd qu'efficace (ça promet!)

Cependant, une fois cette étape passée, tout va très vite. Tout d’abord, FileMaker Pro met à disposition des utilisateurs un assistant au démarrage, qui simplifie grandement les choses. Tout y est expliqué en long, en large et en travers, avec comme support des images légendées. Un vrai bon point pour les débutants qui se sentent en confiance dès les premières secondes. Pour continuer dans la simplicité, nous vous conseillons d’ailleurs d’utiliser l’un des nombreux modèles prêts à l’emploi de ce logiciel. Pour cela, il suffit dans la fenêtre d’accueil de cliquer sur « Utiliser une solution de démarrage », puis de choisir la solution en question parmi les neufs proposées : actifs, affectation des ressources, catalogue produits, contacts, employés, estimations, facturation, factures et gestion de contenu. Le choix étant assez large, nous avons choisi de tester trois de ces catégories à savoir Employés, Catalogue produits et Factures.

Une organisation sans faille des modèles de fichiers

Une solution tout-en-un

La création de fiche employé avec FileMaker Pro est un vrai jeu d’enfant. L’interface conviviale et intuitive met tout à disposition de l’utilisateur, qui n’a plus qu’à remplir chaque champ avec les données du salarié. Par ailleurs, l’interface étant parfaitement organisée, impossible de passer à côté d’une information essentielle à la création du profil de l’employé. Parmi les données demandées, on retrouve bien évidemment les nom et prénom de l’employé, son adresse, numéro de téléphone et e-mail, son poste, le nombre d’heures travaillées, le tarif de base, son statut, son numéro employé mais aussi son numéro de badge, et le type de contrat. L’employeur peut également ajouter un commentaire personnel ainsi qu’une photo pour illustrer sa fiche. De plus, un second onglet permet de gérer directement les congés de ce dernier.

Tellement simple qu'on pourrait remplir le formulaire les yeux fermés

Après avoir testé la création de fiche employé, nous nous sommes adonnés à la création d’un catalogue produits. Et là encore bonne surprise, tout est fait pour que l’utilisateur gagne du temps et augmente sa productivité. L’interface est on ne peut plus claire, avec d’un côté le texte et de l’autre les images. Concernant les informations demandées, rien de très originale, on retrouve le nom de l’article, la référence, l’année du modèle, la page web, une description, la catégorie, la disponibilité, le prix unitaire, le fabriquant, l’e-mail et le numéro de téléphone. En moins de trois minutes tout est rempli, il ne vous reste plus qu’à valider votre fiche et de constater le résultat dans la liste des produits du catalogue. Par ailleurs, pour illustrer le produit rien de compliqué, il suffit de faire glisser l’image souhaitée dans l’onglet prévu à cet effet (4 images maximum par produit).

Une interface sombre mais optimisée

La liste des produits composant le catalogue est par ailleurs extrêmement bien lisible elle aussi. On y retrouve les produits saisis manuellement, avec l’image d’illustration, la description et les caractéristiques de chaque produit. Le tout classé par catégorie histoire de s’y retrouver plus facilement. L’utilisateur peut aussi filtrer les produits par date de création ou de modification. Le logiciel permet de partager le catalogue créé de deux manières différentes : par e-mail ou directement sur le serveur de FileMaker. L’utilisateur peut aussi choisir de l’imprimer en cliquant directement sur le bouton « imprimer le catalogue » en haut, à droite de l’écran.

Visibilité du catalogue en un clin d'oeil

Passons enfin à la création et à la gestion des factures. Cette tâche souvent compliquée est fastidieuse devient d’un coup d’un seul une tâche simple et rapide avec FileMaker Pro. La première chose à faire est de créer la fiche client incluant le nom de la société, les coordonnées, le domaine d’activité, etc. La seconde chose à faire est de cliquer sur le client à facturer, puis de noter le nom de l’article acheté, ainsi que son prix. Le logiciel calcul automatiquement le montant total de la facture, avec ou sans TVA selon votre choix. Troisième et dernière chose à faire, sélectionner le moyen de paiement ainsi que l’état de la facture : payée, non payée… Comme tous les documents édités à l’aide de ce logiciel, vous pouvez bien évidemment l’envoyer par e-mail, ou l’imprimer directement.

Ca y est, c'est payé !

Le tableau de bord vous permet ensuite de consulter le nombre de factures payées, non payées et en retard, de manière générale ou par client. D’ailleurs, sachez que le logiciel réalise lui-même les statistiques de commande de chaque client à l’aide d’un graphique. Ce dernier s’affiche à côté de la liste de vos factures. Vous pouvez ainsi voir les produits les plus vendus sur une période donnée, les types de produits les plus sollicités par vos clients mais aussi le montant rapporté. Un bon moyen statistique d’analyser la situation de votre entreprise, et surtout d’étudier le comportement de vos clients, afin d'adapter votre stratégie.

Analyse statistique des ventes

Des outils de conception flexibles

Mais si vous ne voulez pas utiliser l’un des modèles proposés par le logiciel, vous pouvez toujours créer votre propre base de données. Et là, à l’inverse de tout ce qu’on a dit auparavant, la complexité est de mise. Au-delà du choix de la dénomination de votre modèle, vous devez entrer manuellement les rubriques une par une. Une fois les rubriques créées, vous devez paramétrer chacune d’entre elles, de la saisie automatique des données, au résultat de calcul, en passant par leur mise en page. Autant d’étapes qui rallongent la procédure de création et qui à un moment donné à tendance à perdre l’utilisateur. Ce dernier peut tout de même chercher de l'aide auprès du didactiel vidéo proposé sur la page d'accueil. Néanmoins, l’avantage de cette option est de pouvoir choisir son modèle en fonction de l’appareil de destination : ordinateur, appareils mobiles, ou imprimante.

Beaucoup, beaucoup trop d'options...

Enfin, terminons sur le dernier outil proposé par FileMaker, à savoir la conversion de fichier existant. Cette option permet à l’utilisateur de débuter depuis un fichier Texte, ou un fichier Excel. Si sur le papier, cela semble plutôt simple intéressant et simple, en réalité c’est un peu plus compliqué que cela. Effectivement côté utilisation, cette fonctionnalité présente l’avantage d’offrir une prise en main immédiate. L’utilisateur sélectionne le fichier à importer et le logiciel fait tout le reste, tout seul. En revanche, côté résultat, ce n’est pas le top. Pour tester cette fonction nous avons décidé d’importer en fichier Excel la fiche employé créée précédemment, et sincèrement ce fichier n’est pas adapté à cette manipulation. Comme on peut le voir ci-dessous, on retrouve bien la tabulation du fichier Excel demandé, néanmoins, la masse de textes empêchent une lisibilité optimale. Ainsi, nous recommandons personnellement cette option pour les documents composés principalement de chiffres et non de textes.

Conversion fiche employé en fichier Excel

Résultat moyennement concluant

Conclusion

A l’inverse de certaines solutions, FileMaker Pro 13 mérite entièrement sa particule Pro. Simple, intuitif et rapide, ce logiciel englobe les trois éléments essentiels d'une productivité et d'une efficacité optimale. Si parfois les entreprises ont l’impression de jeter l’argent par les fenêtres, avec FileMaker Pro ils feront une bonne affaire malgré le montant un peu élevé de ce logiciel (418.80 €). Un seul produit pour gérer tous les domaines principaux d’une société, en un minimum de temps, quoi demander de plus ? Peut-être un logiciel un peu moins lourd, qui prendrait moins de place sur l’ordinateur. Un détail comparé aux fonctionnalités avancées dans ce dernier, qui d’ailleurs se décline désormais sur iPad et iPhone gratuitement, sous le nom de FileMaker Go. Une manière de plus de se moderniser et de répondre aux besoins de mobilité des professionnels.